Privacybeleid

Recruitment-Online.nl is een recruitment-as-a-service aanbieder voor opdrachtgevers en werkgevers in Nederland. Voor de verwerkingen die in dit privacybeleid worden beschreven is de verwerkingsverantwoordelijke: [VUL IN: juridische bedrijfsnaam], handelend onder de naam Recruitment-Online.nl, gevestigd aan [VUL IN: adres].

KvK-nummer: [VUL IN: KvK-nummer]. Voor vragen over privacy of voor het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u contact opnemen via [VUL IN: contact-e-mail voor privacyvragen].

Van opdrachtgevers en werkgevers verwerken wij onder meer naam, bedrijfsnaam, functie of rol, zakelijke contactgegevens, communicatiegegevens, vacaturegegevens, campagne-informatie, afspraken over dienstverlening en betalings- en factuurgegevens. Betalingen en betaalgegevens kunnen via Stripe worden verwerkt.

Van kandidaten verwerken wij onder meer naam, telefoonnummer, e-mailadres, antwoorden uit formulieren, informatie over beschikbaarheid, motivatie, ervaring, wensen en randvoorwaarden, telefonische screeningsgesprekken die worden opgenomen, transcripties van deze gesprekken, screeningsnotities en statusinformatie over de sollicitatie of match.

Wanneer een opdrachtgever een aanvullende dienst afneemt voor online onderzoek of extra kandidaatverrijking, kunnen wij ook publiek beschikbare online informatie verwerken voor zover die relevant is voor werving, matching of screening binnen de opdracht.

Wij verwerken persoonsgegevens voor het uitvoeren van onze overeenkomst met opdrachtgevers, waaronder het inrichten en uitvoeren van recruitmentcampagnes, het opvolgen van kandidaatreacties, het screenen van kandidaten, het delen van passende kandidaatprofielen met de opdrachtgever en het afhandelen van facturatie en administratie.

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, zoals werving, matching, kwaliteitscontrole, campagne-optimalisatie, fraudepreventie, beveiliging, rapportage en het verbeteren van onze dienstverlening. Daarbij wegen wij steeds het belang van betrokkenen mee.

Voor bepaalde verwerkingen vragen wij toestemming, bijvoorbeeld voor het opnemen van telefonische gesprekken wanneer toestemming vereist is, contact via WhatsApp of vergelijkbare berichtenkanalen wanneer dit niet noodzakelijk is voor de uitvoering van de aanvraag, en het ontvangen van marketingcommunicatie.

Telefonische screeningsgesprekken met kandidaten kunnen worden opgenomen. Wij doen dit om reacties zorgvuldig te kunnen beoordelen, screeningsnotities en transcripties te kunnen maken, de kwaliteit van de screening te bewaken en relevante informatie correct met de betreffende opdrachtgever te kunnen delen.

Voor gespreksopnames baseren wij ons op toestemming wanneer dat wettelijk vereist is. Als een kandidaat geen toestemming geeft voor opname, kan de screening waar mogelijk zonder opname plaatsvinden. Opnames worden bewaard gedurende [VUL IN: bewaartermijn gespreksopnames] en daarna verwijderd of geanonimiseerd, tenzij langere bewaring noodzakelijk is vanwege een juridische verplichting of geschil.

Wij delen kandidaatgegevens met de betreffende werkgever of opdrachtgever wanneer dit nodig is voor de beoordeling, opvolging of mogelijke invulling van de vacature. Dit kan onder meer gaan om contactgegevens, formulierantwoorden, motivatie, beschikbaarheid, transcripties, screeningsnotities en onze beoordeling van de basisfit.

Wij gebruiken derde partijen en verwerkers voor onderdelen van onze dienstverlening. Dit omvat in ieder geval Meta voor advertenties, tracking, attributie en de Conversions API, waarbij gegevens waar mogelijk gehasht worden verzonden; GoHighLevel voor CRM, formulieren, workflows en leadopvolging; Stripe voor betalingen en facturatie; onze WhatsApp- of berichtenprovider voor communicatie; en een transcriptiedienst voor het omzetten van gespreksopnames naar tekst.

Met verwerkers sluiten wij waar nodig verwerkersovereenkomsten. Derde partijen mogen persoonsgegevens alleen verwerken voor de afgesproken doelen, tenzij zij zelf zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn voor bepaalde onderdelen van hun dienstverlening.

Sommige leveranciers die wij gebruiken, zoals Meta en bepaalde CRM-, advertentie-, communicatie- of transcriptieleveranciers, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder in de Verenigde Staten.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EU of EER worden doorgegeven, gebruiken wij waar nodig passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses, SCC's) en aanvullende maatregelen waar dat redelijkerwijs nodig is.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren of de gegevens nodig zijn voor de afhandeling van een geschil.

Opdrachtgever- en werkgeversgegevens bewaren wij gedurende [VUL IN: bewaartermijn opdrachtgevergegevens]. Kandidaatprofielen, leads en formuliergegevens bewaren wij gedurende [VUL IN: bewaartermijn kandidaatprofielen/leads]. Transcripties en screeningsnotities bewaren wij gedurende [VUL IN: bewaartermijn transcripties en screeningsnotities]. Gespreksopnames bewaren wij gedurende [VUL IN: bewaartermijn gespreksopnames]. WhatsApp- en berichtgeschiedenis bewaren wij gedurende [VUL IN: bewaartermijn WhatsApp-/berichtgeschiedenis]. Factuur- en betalingsgegevens bewaren wij gedurende [VUL IN: bewaartermijn factuur- en betalingsgegevens].

Campagnedata blijft na pauze van een campagne nog 3 maanden bewaard, zodat een campagne praktisch kan worden hervat en rapportage beschikbaar blijft. Daarna bewaren wij campagnedata gedurende [VUL IN: bewaartermijn campagne- en advertentiedata], tenzij langere bewaring nodig is voor administratie, verantwoording of een geschil.

Onze website en landingspagina's kunnen cookies, pixels en vergelijkbare technieken gebruiken voor functionaliteit, analyse, advertentiemeting en attributie. Wij gebruiken onder meer de Meta Pixel om te meten of advertenties leiden tot bezoeken, formulierstarts en leads.

Wanneer iemand via een advertentie op onze website komt, kunnen wij attributiegegevens verwerken, zoals de URL, UTM-parameters, de Meta click identifier (fbclid), browserinformatie en technische identifiers zoals _fbp en _fbc. Deze gegevens kunnen ook via de Meta Conversions API worden gedeeld, waarbij contactgegevens waar mogelijk gehasht worden verzonden.

Als wij een apart cookiebeleid publiceren, staat daarin meer informatie over de gebruikte cookies en instellingen. Zolang er geen apart cookiebeleid is, geldt deze paragraaf als uitleg over cookies en tracking op onze website.

Onder de AVG heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar tegen verwerking. Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken.

U kunt uw verzoek indienen via [VUL IN: contact-e-mail voor privacyvragen]. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren voordat wij op een verzoek reageren. Wij reageren binnen de termijn die de AVG voorschrijft.

Als u vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens, horen wij dat graag zodat wij dit kunnen onderzoeken. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, werkwijze, leveranciers of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij betrokkenen waar passend actief informeren.